Le cahier des charges assure un cadrage du projet, en précisant ce qui en fait partie et ce qui en est exclu.

L’objet du cahier des charges est de définir les points suivants :

• Présentation générale du projet (contexte, objet, périmètre, démarche, planning organisation).

• Prestations attendues (fournitures de progiciels et/ou de matériels, maîtrise d’œuvre du projet, définition des livrables).

• Spécifications fonctionnelles (définition du futur système d’information, présentation des acteurs internes et externes, définition des grands concepts, des règles de gestion, des fonctions attendues).

• Spécifications techniques (volumétrie, contraintes d’architectures techniques, droits d’accès et confidentialité).

Le cadre de réponse souhaité est généralement associé au cahier des charges. Ce document décrit le plan de réponse qui devra être impérativement suivi par chaque soumissionnaire et liste les éléments que celui-ci devra fournir.

L’objet du plan de réponse est de définir les points suivants :

• Présentation du soumissionnaire (présentation, références).

• Présentation de l’offre (identification du progiciel de base, progiciels complémentaires, caractéristiques techniques, performances, organisation du projet, délais).

• Offre progicielle (fonctionnalités et coûts).

• Maintenance.

• Plan d’assurance qualité.