Période de conception

» Objectifs

L'étude préalable se décompose en deux phases principales :

1 Le cahier des charges.

Cette phase assure un cadrage du projet, en précisant ce qui en fait partie et ce qui en est exclu.

L'objet du cahier des charges est de définir les points suivants :

• Présentation générale du projet (contexte, objet, périmètre, démarche, planning organisation),
• Prestations attendues (fournitures de sites internet et/ou de progiciels et/ou de matériels, maîtrise d'oeuvre du projet, définition des livrables).
• Spécifications fonctionnelles (définition macroscopique du futur système d'information, du futur site internet, présentation des acteurs internes et externes, définition des grands concepts, des règles de gestion, des fonctions attendues).
• Spécifications techniques (volumétrie, contraintes d'architectures techniques, droits d'accès et confidentialité).

2 Le cadre de réponse souhaité.

Ce document décrit le plan de réponse qui devra être impérativement suivi par chaque soumissionnaire et liste les éléments que celui-ci devra fournir.

L'objet du plan de réponse est de définir les points suivants :

• Présentation du soumissionnaire (présentation, références),
• Présentation de l'offre (identification du progiciel de base et/ou du site internet, progiciels et outils web complémentaires, caractéristiques techniques, performances, organisation du projet, délais),
• Offre progicielle (fonctionnalités et coûts),
• Maintenance,
• Plan d'assurance qualité.

L'évaluation des réponses des soumissionnaires permet d'élaborer un dossier de choix à l'attention de la direction générale de la PME.

Ce document pourra comporter :

• Une présentation générale du futur système d'information en indiquant les principales novations par rapport au système actuel.
  
• Les conséquences sur l'organisation de l'entreprise.
• Les moyens humains et matériels à mettre en oeuvre.
• Les scénarios de mise en oeuvre.
• Les chiffres clés (bilan, coûts, avantages).

» Profils des intervenants

Cette phase implique les intervenants suivants

• La direction de projet de la PME.

» Décision

• Choix du soumissionnaire par la direction générale de la PME.